Kurslarda aidat ve taksit takibi: kayıtları nasıl düzenlemeli?

Aidat takibi, kimin ne kadar borçlu olduğunu akılda tutmakla yürümez. Her taksitin tarihi, tutarı ve ödeme durumu ayrı satırda durursa hem veli sorusu hem kasa kontrolü aynı kayda bakar.

Aidat kaydı neyi tutar

Kurumun öğrenciden aldığı aidat, kursun kendi ücretidir. Kimden, hangi dönem için, kaç taksitte ve hangi vadeyle alındığı kurumun kaydıdır.

Satırda en az öğrenci, taksit sırası, vade tarihi, taksit tutarı ve ödeme durumu bulunur. Ödenen ve kalan tutar da görünürse kısmi ödeme ay sonunda kapanmış sanılmaz.

Durumlar birbirine karışmasın.

• Beklemede. Tahsilatın henüz işlenmediğini söyler; vade gelmiş veya gelmemiş olabilir.
• Ödendi. Tutarın alındığını ve kayda geçtiğini söyler.
• Kısmi ödendi. Tutarın bir bölümünün alındığını ve kalanın ayrıca göründüğünü söyler.
• Gecikmiş. Vadenin geçtiğini ve ödemenin tamamlanmadığını söyler.
• İptal. Bu taksitin artık tahsil edilmeyeceğini söyler. İptal, ödendi demek değildir.

Kart bir durum değildir. Kart, nakit veya havale gibi tahsilatın nasıl yapıldığının notu olabilir. Durum ise paranın kayda geçip geçmediğidir.

Taksit kaydında bulunması gereken bilgiler

Tarih olmadan “eylül aidatı” iki kişi için iki ayrı gün demektir. Tutarı yazmadan “ödendi” demek, kasadaki miktarı göstermez. Durumu yazmadan tutar, alacağın kapanıp kapanmadığını söylemez.

Kontrol ederken vade tarihinin boş olup olmadığına, tutarın kararlaştırılan taksit tutarı olup olmadığına, ödendiyse ödenen tutarın ve mümkünse ödeme gününün durup durmadığına bakın. Kısmi ödemede kalan tutar görünsün. İptal edilen satır, ödenmişlerin arasında kalmasın.

Bir öğrenciye ait taksitler tek listede, sıra numarasıyla dursun. Kardeşlerin aidatını aynı satıra yazmak, biri ödediğinde diğerinin de kapanmış görünmesine yol açar.

Temsili takip tablosu

Bu tablo temsili verilerle hazırlanmıştır. Gerçek öğrenci, borç veya tahsilat kaydı değildir.

“Havale” gibi bir not, paranın nasıl geldiğinin kaydıdır. Listenin kendisi banka dekontu yerine geçmez. Fatura ve resmi muhasebe kurumun kendi mali düzenine aittir.

Kayıtları kontrol etme

Kayıtlara ne sıklıkla bakacağınız kurumun işlem yoğunluğuna bağlıdır. Yoğun bir dönemde daha sık, sakin bir dönemde daha seyrek bakmak yeterli olabilir. Bakarken üç soru işe yarar.

Vadesi geçmiş ve hâlâ beklemede veya gecikmiş görünen satırlar doğru mu? Ödeme gelmiş ama işlenmemiş olabilir. Önce kaydın doğru olduğundan emin olun.

Kısmi ödenen satırda kalan tutar yazılmış mı? Kalan görünmezse satır “biraz ödendi” diye kalır ve ay sonunda kapanmış sanılır.

Aynı öğrencide çakışan satırlar var mı? İptal edilen taksit ile yeni plan aynı ayda duruyorsa, hangisinin geçerli olduğu belli olsun.

Eksik kayıt burada da ödenmedi demek değildir. Planı açılmamış öğrenci, gecikmiş öğrenciden ayrıdır. Önce plan var mı diye bakın.

Veliye durum iletirken tabloyu olduğu gibi göndermek zorunda değilsiniz. “3. taksit, vade 5 Ekim, tutar 4.500 TL, durum beklemede” cümlesi yeter. Başka öğrencinin satırı, toplam kasa veya başka ailenin gecikmesi bu mesaja girmez.

Kurum aidatı ve KursUp aboneliği

Kurumun veliden aldığı aidat, kursun kendi ücretidir. KursUp aboneliği, kurumun yazılım için ödediği ayrı ücrettir.

KursUp’ta ödeme kaydı

Yukarıdaki düzen genel bir takip önerisidir. KursUp kaydında taksit tutarı, ödenen tutar, kalan tutar ve durum bulunur. Durumlar beklemede, kısmi ödendi, ödendi, gecikmiş ve iptaldir. Ödeme yöntemi nakit, havale / EFT, kart veya diğer olarak işlenebilir. Bu alan, kurumun tahsilatı nasıl aldığını nota geçirir.

KursUp, kurumun aldığı ödemeleri kaydetmesine ve kalan taksitleri takip etmesine yardımcı olur. Veliden uygulama içinde kartla ödeme alınmaz.

Kayıtların kurum tarafındaki yeri Aidat ve taksit takibi bölümündedir.